INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH I PLIKACH COOKIES — FIDESMED
Stan na 31 października 2026 r.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych w serwisie fidesmed.pl jest FIDESMED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, ul. Pruchnicka 57B, 37-500 Jarosław, NIP 7922321325, KRS 0001063458 („FidesMed”, „my”). W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail kontakt@fidesmed.pl lub pisemnie na powyższy adres korespondencyjny spółki.

2. Formularz kontaktowy i korespondencja

Za pośrednictwem formularza możesz skontaktować się z FidesMed w sprawach biznesowych. Przetwarzamy podane przez Ciebie imię i nazwisko, nazwę placówki, adres e-mail, wybrany temat i treść wiadomości oraz — jeżeli go podasz — numer telefonu. Przetwarzamy także informację o wyrażonej zgodzie na wykorzystanie danych do odpowiedzi i ustalenia dalszego kontaktu. Wiadomości z formularza są przesyłane do skrzynki kontakt@fidesmed.pl, obsługiwanej w Google Workspace.

Dane z formularza wykorzystujemy wyłącznie do odpowiedzi na wiadomość i ustalenia dalszego kontaktu, na podstawie wyrażonej przy jego wysyłaniu zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, pisząc na kontakt@fidesmed.pl. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jego otrzymaniem. Dane z formularza nie są wykorzystywane do newslettera ani niezależnych kampanii marketingowych.

Podanie danych jest dobrowolne, ale pola oznaczone w formularzu jako wymagane oraz zgoda są potrzebne do skorzystania z tej formy kontaktu. Telefon jest opcjonalny. Możesz także napisać bezpośrednio na kontakt@fidesmed.pl.

W przypadku korespondencji przesłanej bezpośrednio na nasz adres e-mail podstawą obsługi zapytania i relacji biznesowej jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w udzielaniu odpowiedzi i prowadzeniu korespondencji. Jeżeli jesteś stroną przyszłej lub zawartej umowy i prosisz o działania przed jej zawarciem albo jej wykonanie, niezbędne przetwarzanie w tym celu opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Niezależnym celem może być ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie przesyłaj w formularzu ani zwykłej korespondencji danych pacjentów, informacji o ich zdrowiu, dokumentacji medycznej, haseł ani innych danych, które nie są potrzebne do kontaktu biznesowego.

3. Konta i dostęp do zasobów

Konto tworzy administrator FidesMed. Nie ma publicznej rejestracji, samodzielnego potwierdzania adresu e-mail ani samoobsługowego resetowania hasła. Serwis nie wysyła wiadomości związanych z kontem i nie obsługuje płatności online.

Dla obsługi konta przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail będący identyfikatorem logowania, identyfikator konta, rolę, status, daty związane z kontem, skrót hasła, dane sesji, przypisane zasoby i okresy dostępu oraz historię istotnych czynności administracyjnych. W przypadku administratora przetwarzane są także zabezpieczone kryptograficznie dane uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA). Hasła nie są zapisywane w postaci jawnej. Dane konta mogą pochodzić od administratora FidesMed, który je tworzy; dane techniczne logowania powstają podczas korzystania z serwisu.

Celem jest obsługa uzgodnionego dostępu, uwierzytelnianie, udostępnienie przypisanych zasobów, ochrona kont i dokumentowanie decyzji o uprawnieniach. Jeżeli jesteś stroną umowy z FidesMed lub zwracasz się o działania przed jej zawarciem, podstawą niezbędnego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli działasz jako pracownik lub przedstawiciel współpracującej placówki, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze uzgodnionej współpracy i dostępu. Ochrona serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń również opierają się na prawnie uzasadnionym interesie.

Podanie danych potrzebnych do utworzenia konta jest warunkiem udostępnienia zalogowanej części serwisu. Samo utworzenie konta nie przyznaje dostępu do wszystkich narzędzi; uprawniony administrator nadaje i cofa dostępy osobno.

4. Narzędzia w przeglądarce

Serwer sprawdza konto i uprawnienia przed dostarczeniem kodu narzędzia. Wartości wpisywane do udostępnionych narzędzi i wyniki obliczeń są przetwarzane lokalnie w karcie przeglądarki; kod narzędzi nie wysyła tych wartości do backendu FidesMed. Pobranie dostępnego pliku następuje po wybraniu odpowiedniego przycisku. Dalsze przechowywanie pobranego pliku zależy od Ciebie. Nie zapewniamy automatycznego zapisu pracy ani kontroli nad kopiami na urządzeniu użytkownika.

Nie wpisuj danych osobowych ani zdrowotnych pacjentów. Jeżeli wybierzesz odsyłacz do zewnętrznego materiału, jego operator może otrzymać typowe dane połączenia. Taka nawigacja nie służy przekazywaniu wartości wpisanych do kalkulatora.

5. Dane techniczne i cookies

Serwis przetwarza dane techniczne niezbędne do przesłania strony, logowania i ochrony przed nadużyciami, w tym adres IP używany do limitowania prób. Infrastruktura może przetwarzać czas żądania, żądany adres i informacje techniczne o połączeniu. Nie należy umieszczać danych poufnych w adresach URL.

Po zalogowaniu używany jest niezbędny plik cookie sesyjnego uwierzytelniania. Jego maksymalny czas ważności wynosi 8 godzin; jest chroniony atrybutami HttpOnly i SameSite=Strict, a publiczna usługa korzysta z HTTPS i atrybutu Secure. Bez obsługi tego cookie nie można korzystać z zalogowanej części serwisu. Upływ ważności sesji nie oznacza automatycznego usunięcia danych konta lub historii administracyjnej.

Nie stosujemy w serwisie analityki reklamowej, profilowania marketingowego ani marketingowych plików cookies.

6. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dostęp do danych mają upoważnione osoby działające na rzecz FidesMed. W niezbędnym zakresie korzystamy z dostawców infrastruktury hostingu i usług technicznych, w tym hostingu VPS SEOHost oraz Google Workspace do obsługi poczty elektronicznej. Treść korespondencji i dane nadawcy są przetwarzane w systemie pocztowym. Dostawcy mogą korzystać z uprawnionych podwykonawców na zasadach określonych w umowach dotyczących przetwarzania danych. Dane mogą być udostępniane organom uprawnionym na podstawie przepisów.

Korzystanie z Google Workspace może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do USA. Dla transferów do Google LLC w USA Google wskazuje ramy ochrony danych UE–USA (EU–U.S. Data Privacy Framework), objęte decyzją Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony. Dla innych transferów wymagających odpowiednich zabezpieczeń zastosowanie mają standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej zgodnie z warunkami przetwarzania Google. Informacje o zastosowanych podstawach i zabezpieczeniach oraz ich kopię można uzyskać, kontaktując się z FidesMed pod adresem kontakt@fidesmed.pl.

Informacje dostawcy o przetwarzaniu i transferach:
https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum/
https://cloud.google.com/terms/alternative-transfer-solution

Korzystanie z hostingu lub poczty nie oznacza przekazywania dostawcom wartości roboczych wpisywanych do narzędzi, których kod przetwarza te wartości lokalnie w przeglądarce.

7. Przechowywanie danych

Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi zapytania i ustalenia dalszego kontaktu, a jeżeli dochodzi do współpracy — przez okres niezbędny do jej obsługi. Wycofanie zgody kończy przetwarzanie oparte na tej zgodzie; możemy nadal zachować wyłącznie dane niezbędne na innej podstawie w odrębnym celu, np. do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wykonania obowiązków prawnych.

Dane konta i uprawnień przechowujemy przez czas uzasadnionego korzystania z dostępu i obsługi współpracy. Po zakończeniu tych celów zachowujemy wyłącznie dane nadal potrzebne do wykonania obowiązków prawnych, udokumentowania uprawnień, zapewnienia bezpieczeństwa albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — przez czas uzasadniony danym celem i właściwymi terminami prawnymi. Dane techniczne, wpisy audytowe i kopie podlegają tym samym kryteriom niezbędności, z uwzględnieniem konfiguracji danej usługi.

Te kryteria nie oznaczają, że aplikacja automatycznie usuwa wszystkie dane po jednakowym terminie. FidesMed odpowiada za okresowy przegląd potrzeb i odpowiednie usuwanie albo ograniczanie danych, które nie są już potrzebne.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach przewidzianych w RODO możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania, a gdy spełnione są warunki prawne — także przeniesienia danych. Wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeżeli w konkretnej sprawie podstawą jest zgoda, możesz ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.

Wnioski można kierować na kontakt@fidesmed.pl lub na adres korespondencyjny administratora wskazany w punkcie 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca, z możliwością przedłużenia w przypadkach przewidzianych prawem. Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prawa nie mają charakteru bezwzględnego i mogą podlegać ustawowym ograniczeniom.

Serwis automatycznie weryfikuje dane logowania, sesje i uprawnienia oraz ogranicza żądania w celu ochrony przed nadużyciami. Dostępy nadaje administrator; nie stosujemy profilowania reklamowego ani automatycznego podejmowania decyzji o skutkach prawnych lub podobnie istotnych w rozumieniu art. 22 RODO.